使馆为什么不给我认证?

　　读者李女士来信说：“两年前我在外地做了一份公证委托书，并由西班牙外交部任命的官方翻译译成了中文。带回国后，有关方面要求我拿回来让使馆认证。最近我让朋友带到了马德里(Madrid)。经咨询了有关部门，按照他们的指示先去外交部认证了官方翻译的签字，然后送大使馆，请他们给认证外交部的章。但是使馆负责的官员说，这位翻译是巴塞罗那(Barcelona)的，要我送巴塞罗那(Barcelona)领事馆。我不明白，翻译的章和签字已经由外交部确认了，使馆为什么不给认证外交部的章？”

　　读者除了以上的述说外，还附上了文件的复印，其中有官方翻译的中西文证明文字和图章和签字，并有2014年7月17日外交部领事司认证章和认证部门负责人MIGUEL SANCHEZ -INFANTE MENDOZA的签字。

　　对于李女士的问题，我不便简单说一个对不对。因为这是关系到使馆的工作问题。我们还是先从文件认证步骤说起。

　　先向大家介绍一个我国各驻外使馆认证官方网页：http://www.51rz.org/plug/comment/?id=1866

　　内容是涉外文书认证介绍了中国驻英国，美国，加拿大，新加坡，马来西亚，澳大利亚，新西兰，日本，法国，德国，丹麦，西班牙，瑞士等国使馆认证手续以及各国驻中国使馆认证业务。

　　外国的法律文书或当事人在外国生成的书面材料(如离婚意见书、授权委托书等)要拿到中国使用，需要先经过文书生成地的公证机关(或者有相同职权的机构或个人)公证，然后再到该国外交部门办理认证，再送交我国驻该国使馆认证之后，才能拿到我国使用。同样，在我国生成的法律文书要向在国外使用也要经过类似的程序。

　　所以，一份西班牙官方机关出具的证明或文件，要拿到国内去用，一定要经过外交认证或叫做领事认证，最后经我国驻西班牙大使馆认证。只是因为中西两国行政制度上的不同，国内官方机构出具的文件没有直接逐级认证的，而是必须先做成公证书，后经过外交部认证。

　　旅西侨胞做的比较多的是，出生证明或公证书（授权委托，声明等）。出生证明，死亡证明，婚姻状况证明，健在证明等都是由西班牙REGISTRO CIVIL出具的， 有的小城市则由地方民事法院出。这样的证明首先要送当地所属大区高级法院认证，然后送西班牙司法部、外交部认证。为什么要这么一步步地认证呢？说一下理由吗，大家就明白了：西班牙国家不大，但城市不少，那么多城市、镇上的民事登记处，有那么多官员。谁能都知道他们的签字是否属实呢。就像中国有那么多城市，有那么多公证处，公证员一样。他们的签字都要在他们的上一级机关备案，留底。那么民事登记处属于司法部管，他们的上级就是各行政区（COMUNIDAD AUTONOMA) 的高级法院。一份由某地公证人做的公证书，在到外交部认证前，须经过省公证人协会（行业公会）认证，因为每个公证人首先必须是行业公会成员，他们的签字画押都在行业公会备案留底。然后，大区高院院长(代理院长）、各省公证人行业公会领导的签字都在司法部认证署备案留底。所以，经过各大区高院、公证人协会认证的文件还要送司法部认证署认证。司法部认证署负责认证的官员的签字在外交部备案。这样一级一级才能保证文件手续的完整。

　　我们把这一认证过程称作外交认证（西班牙文称legalizacion por via diplomatica), 因为最后要经外交部；也称领事认证，因为认证工作归外交部领事司负责。

　　所有的认证部门都只能对在他们那里备案的签字负责。而对再前面的签字，和文件的真伪或内容都不负责，也不干预。比如西班牙外交部的认证章上的文字意为： “外交部认证前面的签字，看来像是真的，但不证明文件内容的真实性，也不涉及（文件）最后用在什么地方”。所以，它明白地声明，只是认证前面的签字，不涉及内容和用途。也就是说，他们的任务是证明前一步认证手续正确。再看我国驻西班牙大使馆的认证文字：“兹证明前面文书上西班牙外交部领事司的印章和认证官员XXXXX的签字均属实。该文书内容由出文机构负责”。这段文字就不用解释了。使馆领事部的认证是负责西班牙外交部领事司的公章和认证官员的签字属实。由于西班牙外交部负责认证工作的官员有若干位，我驻西班牙使领馆都有他们的签字备案 （这都是要通过外交途径正式获取的），所以，在认证贴纸上要具体写出认证官员的全名。

　　现在咱们回到李女士的问题，根据我国外交部领事认证官方网页的内容，和大使馆认证文字的内容，大使馆窗口接待人员拒不给办理认证的做法是没有道理的。既然使馆认证的是西班牙外交部领事司的章和认证官员的签字，不该问这位外交部承认的公证翻译是谁，是哪里的，有没有这么一位翻译，也不该管翻译是否正确。关于这位翻译是不是官方翻译，是由西班牙外交部负责，他们已经确认了。翻译是否正确，由翻译本人负责。如果发现翻译上的差错，只能向外交部反映，而不能因此不给认证外交部的章。也可能是李女士所托的朋友前去办理认证时没有讲明所要的是什么，要是前去要求使馆做“翻译属实”的认证，使馆当然是不会做的了。因为这需要比较大的人力和时间，去核对原文和译文。而国内用该文件只需使馆办完认证手续，并不需要使馆来证明翻译是否正确。

　　“按国际惯例，在域外使用的公证文书，一般都须办理领事认证。领事认证一般只是认证签名或印章属实，而不涉及文书的内容。经过认证的文书，如内容不符合使用国的规定，有关部门有权拒绝受理，并不受认证的影响。”这里讲到的如果内容不符合使用国的规定，有关部门有权拒绝受理，是指有的文件，比如在国内要求当事人证明他的经济条件，有人拿了自己的季度报税单，这份东西可以按步骤做认证，最后也可以得到使馆的认证。但是，回到国内是否可以起到“证明当事人的经济条件”的作用呢，有关部门可以决定是否接受。如果有关部门认为税单不说明问题，而拒不接受，当事人不可以说“使馆都给认证了，为什么不管用！”使馆认证的是文件上的公章和签字，并不涉及内容，更不保证文件的可用性。

　　这里在此顺便也讲一讲私人文件如何做好认证，带回国内使用。

　　比如有两位侨胞，私下有一份交易。甲方欠乙方若干欧元。双方达成协议此款将在中国以人民币偿还。这样一份私人的协议或承认欠款的声明，在国内是没有法律效应的。为了保证债权人在国内可以确实收到欠款，或在甲方不能如期偿还时，可以通过法律程序要求对方付款的话，必须把私人协议变成公证，并做好领事认证。私人协议变成公证的做法是，先用西班牙语拟好协议书（也可把自己的意思告诉公证人，由公证人拟稿），双方到公证人面前在协议上签字。公证人将它制成公证文件。到这儿才能做各级认证，拿到国内方为有效。又比如把孩子带回国内委托他人抚养照顾的委托书，只有孩子的父母写的一张纸是没有用的，必须做成公证委托（在马德里(Madrid)或巴塞罗那(Barcelona)可以直接请使领馆做成有效委托书，在西班牙其他地方就必须通过西班牙的公证处办理，后经过各级认证，方为有效）。

　　依照国际惯例，国家之间可以相互免除认证、单方免除认证，或对部分文书免除认证。在这种情况下，公证文书可直接发往免除认证的国家使用。比如，欧洲一些国家间有一个叫做海牙协议，所有签字国间的文件就不必像中国那样做认证了。比如，一位旅西侨胞有一个在意大利或荷兰出生的孩子，他/她在意大利或荷兰获得的出生证明就可以直接拿到西班牙来用，最多只要翻译一下即可。中国至今没有与其他国家有相似的协议，所以，所有文件拿到国外用，或国外的文件拿回国内用，都要逐级做好领事认证。