做生意需要准备哪些登记簿？

旅西华侨华人，从上世纪八十年代起，不仅人数大增，而且从事的行业也越来越多，越来越大。华人群体的文化程度也明显提高，从过去的老华侨、华人，即便已经拥有西班牙籍，也不会讲多少西班牙语，到今天的第二、第三代中的学士、硕士甚至博士。但是，华商在经营中的提高却没有与华人文化程度的提高同步。还有不少华商，还停留在最初的那种简单的买卖中，每天仅仅是把现金收入记上一笔；还有人连这一笔都不记：卖了货，收了钱，放在口袋里，需要买货，哪怕是去吃一顿饭，即从同一个口袋里掏，最后，把每天的「收入」集中起来，放到一个「更大的」口袋里，这就是盈利。

这样生意方式，完全不符合一个法治国家的要求。如果遇到税务局的检查，手忙脚乱，无从查起。侨胞也许说，我公司的账簿都是由代书在做嘛，他都会给我搞定的！

事实并不是这样。生意是自己做的， 生意中的很多事情需要企业自己做好。代书替你做的是税务方面的工作，代书凭着你交给他的票据做账，如有遗漏，还是企业自己的事情。代书不过是个asesoria fiscal，税务顾问，对于法律，他应该比你知道得多一些，遇到事情可以帮你出出主意、提个醒。但是，很多事情只有自己关心了，做好了，才有保障。为了做好公司或个人生意，有几个簿子是必须要准备的，比如:

一个公司，需要备有：Libro de registro de la Sociedad （公司记录本），记录有关公司的变化，比如公司成立、更改地址、更改章程、更改名称等的簿子。Libro de Actas （会议记录），记录每次公司召开的会议纪要。Libro de registro de  socios （股东记录簿）记录公司股东变化。这几个本子要和公司成立文件放在一起。不少老板，连自己的公司成立文件都不保管好，要用的时候，到处寻找，实在找不到，再去补办一份。连公司在哪个公证处签署成立文件的也不知道，到哪儿去补办？公司更改了地址、股东有了变化、都要有新的公证，这些公证也需要送交商业登记处登记备案。所有这些文件都要妥善保管。有了公司记录本和公司股东记录本，就可以把这些公证是哪天做的， 在哪儿做的，有什么变化都记上一笔，以备后用。

不管是公司还是个人，从税务方面讲，必须备有几个本子：Libro de facturas recibidas （收到的发票记录本，指所有支出记录），Libro de operaciones intracomunitarias （欧盟内交易记录簿）记录本人或本公司与欧盟内其他国家商家的交易活动，Libro de bienes de inversion （投资记录）记录本公司或个人为生意做的投资性的财产，例如购进的固定资产，Libro diario （日记账）这个本子，不一定是日记，可以是周记， 也可以为月记，甚至是季度的， 但最多不可超过季度的记录。从法律上讲，这些本子是商家必备的。当然，在季度税做好后，代书电脑里有了记录，可以代替了这些本子。但是，代书是在你给他的发票基础上做的， 他可不保证发票的完整，因此受到的损失，是企业和业主自己的。所以，自己备有这些本子， 随时记录，同时核对发票，可以保证发票的完整，并可协助代书的工作。同时从这些本子的记录，可以了解自己的公司和生意的发展情况。Libro de inventario （库存记录），这是华商中问题最大的。绝大多数华商只有进货发票，提货出售时没有记录，这与没有具体商品代码的手写的销售发票加到一起，仓库就是乱账一笔。给公司做账中，除了记录公司的支出（收到的发票）和收入（销售发票）外，很重要的一部分是库存。因为没有一家公司能够每次完全销售买进的商品，而所留下未能出售的商品，由于种种原因，会贬值，需要抛售，甚至销毁。如果公司自己没有记录，代书在给你做账时就没了依据。如果他不做库存、贬值等，对你的公司是一种损失。因此代书只能「大致地」反应在账上。这种「大致」或「估计」是经不住检查的，除了问题负责的人是业主。

现在几乎所有的商家都有电脑，但我看到的是，有的商家的电脑只是用来看视频、微信聊天的，连开发票的程序都没有，发票是手写的，上面的资料不完全。实际上，安装电脑开票的程序及其操作并不比掌握微信聊天更难。用电脑开票，实际就是日记账了。很多东西都可以反映出来，如果能与代书楼用同样的程序，做账更要容易，不易出错。

现在不少公司规模比较大，公司里设立了会计室，有专职人员做出纳、会计，虽然用的是中国会计程序，那也比没有内部控制要强得多。有的小型公司老板，不愿把公司运行情况让第三者了解，自己又没有相应的知识，所以，就让生意停留在小买卖的地位，是赚是亏全看现金。这样的经营方式已经不符合当前的形势了，应该考虑多做些工作了。